İster kurumsal hayat ol, ister kendi işinin sahibi ol; ne kadar başarılı olduğun kurduğun iletişime bağlı. Kurumsal hayatta isen ekibinle, yöneticinle veya çalışma arkadaşlarından biriyle ilişkinde bir iletişim problemi varsa çalışma arzun ve performansın düşer.
Hatta işe gitmek bile istemeyebilirsin. Süreç düzelmezse, belki işi bırakıp şirketini değiştirmeye kadar gidersin.
Kendi işini yapıyorsan da ekibinle, müşterilerinle ve hizmet aldığın kişilerle doğru bir iletişim kuramazsan, maddi ve manevi olarak zarara uğrayabilirsin. Üstelik her zaman onlar kendilerini haklı görürler.
İşyerinde bir iletişim problemi olduğunda moral, performans ve verimlilik bu süreçten olumsuz olarak etkilenebilir. Problemin büyüklüğüne ve devam etme süresine göre taraflar arasında da arkadaşlık veya alt-üst ilişkileri zarar görür.
Kontrol edilmediğinde devam eden ve üzerine yenileri eklenen iletişim sorunları potansiyel olarak ticari hayatti maddi zararlara ve şirketin kamuoyundaki imajını olumsuz yönde etkileyen hatalara yol açabilir.
İş hayatında en çok karşılaşılan iletişim sorunlarının farkında olmak, problemleri ortaya çıkmadan önce tanıma ve düzeltme imkanı verir. Özellikle ekip yöneten kişiler ve liderler için iletişim çok daha kritik bir öneme sahip.
6 İletişim Problemi Nedir?
1. Ayrıntılara Dikkat Etmemek
E-posta yoluyla yapılan yazılı iletişimlerde ayrıntılar kaybolabilir, gözden kaçabilir veya yanlış anlaşılabilir. Bir e-postada birden fazla soru varsa, cevap verilirken “evet” yanıtını yazmak net değildir.
Örneğin size bir dokümanı inceleyip inceleyemeyeceğiniz sorulduğunda “Ok veya Tamam” yanıtını vermek, belge ile ilgili ne tür bir gözden geçirmenin istendiği veya düzenlemelerin ne zaman teslim edilmesi gerektiği gibi diğer kritik soruları netleştirmez.
Çözüm: E-posta yoluyla karşıdaki kişiden bir şey talep eden siz iseniz, isteklerinizi mümkün olduğunca açık ve ayrıntılı hale getirin. Eğer siz yanıtlayan tarafta iseniz cevaplarınızı her soru için eksiksiz bir biçimde yazın. Gönder’e basmadan önce kendinize şunları sorun: Her soruya tam olarak cevap verdim mi? Alıcının e-postamı okuduktan sonra netleştirmek isteyeceği sorular neler olabilir?
2. İşi Başkasının Yapacağını Varsaymak
Bir grup alıcıya iletilen toplu olarak iletilen bir e-postanın veya bir grup projesinin parçası olduğunuzda, her zaman başka birinin maile cevap vereceğini veya görevi üstüne alacağını varsayma potansiyeli vardır.
İş hayatında “varsaymak” genellikle taraflar arasıda ciddi bir iletişim problemi yaratabilir.
Herkes başka birisinin işleri halledeceğini varsaydığında, iş kaçınılmaz olarak ortada kalır ve bu da günün sonunda ekip üyelerinin birbirini suçlamasına ve teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olur.
Çözüm: Herhangi bir grup mailinde, tartışma veya münazaranın sonunda rollerin net belirlenmiş ve açıklığa kavuşturulmuş olması gerekir. Ekibinizden bir kişinin yapacağı bir işi “Arkadaşlar” diye başlayarak ortaya atmayın. bir kişi belirleyin ve ona hitaben yazın. Eğer o kişi net değilse önce gruba işi kimin yapmak istediğini sorup, ismi belirledikten sonra o işi verin.
Kalabalık yazışmalarda kimin neyi ne zaman yapacağını açıklayan bir e-posta, işleri çok kolaylaştırır. Bir de yapılması gereken bir aksiyon varsa, bu aksiyonunun sorumlusu olarak aynı anda iki kişi atamayın. İki kişi işi birbirine bırakabilir.
3. Kendini Kontrol Edememek
Kendini kontrol edememek, hem yazılı hem de sözlü iletişimde bir anda tansiyonun yükselmesine sebep olur. Yazmak üzere olduğunuz veya söyleyemeyi planladığınız bir şeyi, mümkünse hemen o anda yapmayın.
Bir müddet zaman geçmesini bekledikten ve olay biraz soğuduktan sonra söyleyin veya e-posta gönderin.
Çözüm: Gönder’e basmadan önce mailinizde kullandığınız dili kontrol edin ve içeriği gözden geçirin. Öfke ile yazdığınız maili sakinleştikten sonra bambaşka bir tonda yazabilirsiniz. Sözlü iletişimdeyseniz, karşı tarafın sözlerinizi yanlış anlamadığından emin olmak için ses tonunuza odaklanın ve beden dilinizi sürekli kontrol edin. Hararetli bir ortamda kalırsanız, tartışmaya devam etmeyin ve sakinleşince konuşmayı önerin. Sözlerinizi dikkatlice seçin ve yüksek sesle söylemeden önce en az bir kez zihinsel filtrenizden geçirin.
4. Hazırlıksız Olmak
Bir toplantıya geç kaldığınızda veya bir işin teslim tarihine az bir zaman kaldığında, kendinizi daha gergin ve stresli hissedebilirsiniz. Hazırlıksız olduğunuzda hata olasılığınız artar, ekip içinde yanlış anlamalar ve hatta gerginlikler meydana gelebilir.
Çözüm: Her zaman organize olun. Planlı ve düzenli çalışıp, olası tersliklere hazırlıklı olun. Değilseniz, öfkenizi ve stresini yönetmek yerine iş yapış biçiminize ve çalışma sisteminize odaklanın. Kontrolü ele almadığınız, ertelediğiniz ve vaktinde müdahale etmediğiniz konuların büyüyüp daha kritik sorunlar halinde karşınıza çıktığını fark edeceksiniz. İş yapış biçiminize daha fazla zaman ayırıp periyodik olarak gözden geçirin ve sürekli iyileştirin.
5. Yanlış İletişim Aracını Kullanma
Bazen bir e-postanın uygun olduğu, bazen de bir telefon görüşmesinin veya yüz yüze görüşmenin daha uygun olduğu zamanlar vardır. Durumu yanlış değerlendirmek ve yanlış iletişim aracını seçmek iletişim sorunlarına neden olabilir ve kafa karışıklığına, yanlış anlaşılmaya veya hiç anlaşılmamaya neden olabilir.
Çözüm: Hassas olmayan bilgi alışverişinde bulunuyorsanız, e-posta kullanmak sorun değildir. Bununla birlikte bir yanlış anlaşılmayı çözmeye çalışıyorsanız, bir telefon görüşmesi veya Skype oturumu yapmak çok daha etkili olur. Yine benzer şekilde kötü haberler verecek veya ciddi ya da tartışmalı bir konuşma yapacaksanız, yüz yüze iletişim en iyi seçimdir. Bu yöntem karşıdaki kişinin beden dilini okumanıza, mizacını ölçmenize ve kişisel temas kurmanıza olanak tanır.
6. Çok Fazla Şey Söylemek
Düşünmeden konuştuğumuzda, hem boş konuşma hem de gizli kalması gereken bilgileri paylaşma riskimiz artar. Bazen de dikkatsizlik, kişisel veya hassas bilgilerin aşırı paylaşılmasına veya yayınlanmasına neden olabilir. Dikkatsizce paylaşılan bir e-maillin altında kalan eski yazışmalar veya ek dosyalar kalabilir, yanlışlıkla farklı kişilere iletilebilir.
Çözüm: Varsa işyerinde belirtilen gizlilik politikasına uygun hareket edin. Eğer çalıştığınız şirketin tanımlanmış bir gizlilik politikası yoksa kendi çalışma prensiplerinizi netleştirin ve her zaman buna uygun hareket edin. Başkalarıyla ilgili gizli veya hassas bilgileri yakın arkadaşlarınızla bile paylaşmayın. bu tarz bilgilerin konuşulduğu, dedikodu yapılan ortamlarda bulunmayın ve mümkünse rahatsızlığınızı dile getirmeyin. Konuşmaya katılmasanız bile dinleyici olarak o tarz ortamlarda dinleyici olarak bulunmanız sizin şirketteki kimliğinizi dolaylı olarak etkileyecektir.
